Fare affari in Giappone richiede più che una semplice conoscenza del mercato: implica una profonda comprensione delle regole culturali e delle norme di comportamento. Il Giappone è noto per il suo approccio meticoloso agli affari, dove rispetto, gerarchia e attenzione ai dettagli sono essenziali. Ecco alcune regole fondamentali di etiquette per costruire relazioni di successo con partner giapponesi.
1. Preparati con Cura
Perché è importante: I giapponesi apprezzano la pianificazione e l’attenzione ai dettagli. Mostrare preparazione è un segno di rispetto.
Come fare:
- Studia l’azienda con cui stai trattando, inclusa la sua storia e i suoi valori.
- Porta materiali tradotti in giapponese, inclusi presentazioni e biglietti da visita.
- Fai pratica con i saluti formali e alcune espressioni di base in giapponese per dimostrare interesse verso la loro cultura.
2. La Presentazione dei Biglietti da Visita (Meishi)
Perché è importante: Lo scambio di biglietti da visita è un rituale fondamentale negli affari giapponesi.
Regole da seguire:
- Usa entrambe le mani per offrire e ricevere il biglietto.
- Presenta il lato del biglietto che mostra le informazioni in giapponese (se stampato in due lingue).
- Leggi il biglietto con attenzione prima di metterlo in un portabiglietti o su un tavolo, mai in tasca o portafoglio.
3. Rispetta la Gerarchia
Perché è importante: La gerarchia è centrale nella cultura giapponese e influenza le interazioni professionali.
Come fare:
- Identifica le posizioni dei partecipanti nella gerarchia aziendale.
- Rivolgiti prima alla persona di rango più alto durante le presentazioni.
- Usa titoli formali come San (equivalente di "Signore/Signora") dopo il cognome.
4. La Comunicazione: Cortesia e Indirettezza
Perché è importante: I giapponesi preferiscono una comunicazione rispettosa e indiretta, evitando conflitti o critiche esplicite.
Come fare:
- Evita di dire "no" direttamente; utilizza alternative più morbide come "difficile" o "vedremo".
- Mostra pazienza e ascolta attentamente prima di rispondere.
- Usa un linguaggio formale e evita battute o commenti informali durante gli incontri iniziali.
5. L’Arte della Stretta di Mano e dell’Inchino
Perché è importante: Gli inchini (bow) e le strette di mano sono gesti fondamentali per dimostrare rispetto.
Come fare:
- L’inchino è il saluto tradizionale; inclina leggermente il busto, mantenendo la schiena dritta.
- Se l’interlocutore offre la mano, accompagnalo con un lieve inchino.
- Evita di mantenere il contatto visivo fisso durante l’inchino, poiché può essere percepito come aggressivo.
6. Punctualità e Pianificazione
Perché è importante: La puntualità è considerata un segno di rispetto e affidabilità.
Come fare:
- Arriva con 10-15 minuti di anticipo per gli appuntamenti.
- Segui l’agenda stabilita senza divagare.
- In caso di ritardo, avvisa immediatamente e scusati con sincerità.
7. I Regali negli Affari
Perché è importante: Scambiare regali è una pratica comune per esprimere gratitudine o celebrare una collaborazione.
Regole da seguire:
- Scegli regali di qualità, evitando oggetti troppo personali o costosi.
- Presenta il regalo con entrambe le mani, idealmente avvolto in carta elegante.
- Evita di aprire i regali ricevuti davanti a chi te li ha donati, a meno che non ti venga esplicitamente chiesto.
8. Durante i Pasti di Lavoro
Perché è importante: I pasti sono un’occasione per costruire rapporti personali e consolidare la fiducia.
Come fare:
- Attendi che ti venga indicato dove sederti.
- Non iniziare a mangiare o bere finché l’ospite non ha fatto un brindisi.
- Evita di riempirti il bicchiere da solo; attendi che qualcun altro lo faccia per te e ricambia il gesto.
9. La Pazienza nei Processi Decisionali
Perché è importante: I giapponesi preferiscono un approccio consensuale alle decisioni, che può richiedere tempo.
Come fare:
- Mostra rispetto per il loro processo, evitando di fare pressioni per ottenere risposte rapide.
- Prepara informazioni dettagliate per supportare le tue proposte.
- Dimostra flessibilità e disponibilità a negoziare.
10. Seguono i Follow-Up
Perché è importante: I follow-up dimostrano professionalità e interesse verso la relazione d’affari.
Come fare:
- Invia un’e-mail di ringraziamento subito dopo l’incontro.
- Fornisci tutti i documenti richiesti entro i tempi concordati.
- Mantieni una comunicazione regolare per rafforzare il rapporto.
Fare affari con i giapponesi richiede preparazione e sensibilità culturale. Rispettare le norme di etiquette è essenziale per costruire fiducia e consolidare relazioni professionali di successo. Investire tempo per comprendere la loro cultura ti permetterà di ottenere risultati positivi e distinguerti come un partner affidabile e rispettoso.